Работа с корпоративными документами всегда связана с двумя ключевыми задачами: безопасной печатью и своевременным согласованием. В XONCONNECT эти процессы объединены в единый раздел «Документы и печать», который помогает сотрудникам выполнять рутинные задачи быстрее, а руководителям — контролировать движение документов и обеспечивать прозрачность процессов.
Раздел включает два направления: «Комната печати» и «Согласование документов». Они работают в связке и позволяют выстроить полный цикл документооборота внутри компании.
Комната печати
В корпоративной среде часто возникает риск того, что распечатанные документы могут попасть в чужие руки. Система XONCONNECT решает эту проблему: сотрудник отправляет файл на печать со своего ПК или через портал, а забрать его может только после авторизации через QR-код.Таким образом исключается несанкционированный доступ, а сама печать становится безопасной и централизованной.
Дополнительные преимущества:
- контроль печати на уровне компании, подразделения и сотрудника;
- статистика использования оборудования и материалов;
- снижение расходов на бумагу и картриджи за счёт оптимизации процесса;
- удобство для сотрудников — печать доступна в несколько кликов.
Согласование документов
Не менее важный этап документооборота — согласование. В XONCONNECT этот процесс проходит в цифровом формате: документы загружаются в систему или подтягиваются напрямую из 1С (УХ, ДО, БСХ).Руководитель или ответственный сотрудник получает уведомление и может согласовать документ онлайн, оставить комментарий или вернуть его на доработку.
Возможности согласования:
- массовая работа с документами — подписание сразу нескольких файлов;
- настройка маршрутов согласования в зависимости от типа документа;
- фиксация всех действий в истории — от создания до утверждения;
- интеграция с корпоративными сервисами и внутренними процессами.
Использование раздела «Документы и печать» в XONCONNECT даёт бизнесу ряд ощутимых выгод:
- Значительное экономие времени ЛРП.
- Процесс согласования составляет менее 3 минут.
- Руководители контролируют движение документов.
- Все процессы происходят в едином цифровом офисе XONCONNECT.